Kali ini kami Konsultan Pembukuan Jakarta ingin membahas bagaimana cara melakukan arsip yang yang baik untuk dokumen hutang usaha.

Konsultan Pembukuan Jakarta

Konsultan Pembukuan Jakarta

Konsultan Pembukuan Jakarta

Pada dasarnya dokumen hutang usaha diawali dengan menerima sales invoice yang dikirim oleh supplier bersamaan dengan barang yang dikirim dan surat jalan. Dokumen Sales Invoice tersebut biasanya akan dikirimkan kepada bagian Finance, apabila antara PO, barang dan LPB sudah selesai dicek dan dibuat. Maka dokumen PO internal, LPB internal dan SJ dari supplier akan dikirimkan kepada Finance beserta dengan Sales Invoice dari supplier.

Menurut kami Konsultan Pembukuan Jakarta, ada beberapa cara untuk mengarsip dokumen sales invoice supplier atau dokumen hutang usaha. Standar yang baik adalah dengan menyimpannya didalam odner, lalu diurutkan per tanggal dan per supplier. Hal ini dilakukan supaya bagian Finance akan dengan mudah mencari apabila ada rencana pembayaran yang harus dilakukan kepada supplier tersebut. Penyimpanan odnerpun sebaiknya disimpan didalam lemari tertutup dan hanya bagian finance saja yang dapat mengaksesnya. Untuk dokumen Sales Invoice ini, sebaiknya disiapkan 2 odner dengan isi yang hampir sama. Odner yang pertama adalah dokumen lengkap sales invoice supplier (Hutang usaha) dan odner yang kedua adalah hanya copy sales invoice supplier saja.

Lalu apa gunanya? Odner yang pertama berguna untuk memberikan informasi lengkap kepada finance atas hutang usaha yang akan dibayar dan apabila sudah dibayar, maka dokumen tersebut akan diambil dari odnernya dan dilekatkan dengan bukti pembayaran. Sedangkan odner kedua berfungsi untuk mengetahui transaksi pembelian secara keseluruhan di bulan tersebut. Sebaiknya pun diodner kedua diarsip urut per tanggal dan per bulan, agar mempermudah pencarian. Cara setiap perusahaan tentunya akan berbeda untuk cara pengarsipan, tapi hendaknya cara tersebut dapat dilakukan dengan mempertimbangkan aspek pencarian, pemeriksaan dan penyimpanan untuk 5 tahun kedepan. Sekian artikel kami, semoga bermanfaat. Apabila ada yang kurang jelas silakan hubungi kai di 087 777 510 668 / 0821 3232 8778 / 031 734 6576.

 

©2020 D'Consulting Business Consultant - Total Solution for Your Business Growth

Log in with your credentials

Forgot your details?