Halo bertemu kembali dengan kami KONSULTAN MANAJEMEN JAKARTA yang pada kesemptan kali ini kami akan membahas artikel tentang Perbaharui SOP Anda Jika Menemukan Masalah-Masalah Seperti Ini 

Perbaharui SOP Anda Jika Menemukan Masalah-Masalah Seperti Ini 

Sistem operasional presedur atau disingkat SOP adalah dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis  untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya serendah-rendahnya. Setiap perusahaan pasti memiliki SOP baik secara tertulis maupun tidak tertulis. Bayangkan jika perusahaan tidak memilki SOP, pasti pekerjaan mereka bakal berantakan. Namun bagaimana jika perusahaan sudah lama menerapkan SOP namun sering terjadi masalah seperti berikut ini:

  1. Sering terjadi selisih kas.

Perusahaan memang tidak ambil pusing jika terjadi selisih kas karena yang harus bertanggung adalah si pemegang kas tersebut. Namun jangan salah, jangan hanya terpaku pada besar kecil yang terjadi. Telusuri lebih dalam penyebab selisih kas. Kas sangat berhubungan dengan operasional, mulai membayar tagihan listrik dan PADM, telpon dan internet, kebutuhan perlengkapan kantor sampai uang kasbon untuk karyawan yang akan perjalanan dinas. Harus diperhatikan bagaimana penyebab selisih itu terjadi, tinjau ulang sistem pengeluaran kas, siapa yang memberikan persetujuan, berapa batas plafon yang harus dikeluarkan, apa tanda bukti sebagai pengganti kas keluar tersebut. Semua harus diperhatikan lebih detail dan akurat. Bagaimana pencatatannya tersebut, apakah sudah sesuai dengan kaidah akuntansi yang dapat dipertanggungjawabkan. Bahkan ketika sudah diketahui bahwa penyebab selisih adalah karena ketidakmampuan SOP menampung transaksi tersebut, maka bisa jadi kerugian yang dialami perusahaan lebih besar dari selisih kas tersebut.

  1. Sering salah kirim barang, lebih kirim atau kurang kirim

Sebagai pelayanan lebih, banyak perusahaan menyediakan antar kirim barang baik dalam kota maupun luar kota, hanya beberapa perusahaan saja yang memberikan biaya tambahan ke pelanggan karena diluar area mereka. Namun apa jadinya jika usaha perusahaan ini menjadi bumerang, tiba-tiba pelanggan komplain karena barang yang dikirim tidak sesuai dengan apa yang mereka pesan. Nah, jika ini sering terjadi maka ada yang tidak beras antara gudang, bagian pengiriman dan sales. Semakin banyak intensitas pengiriman, semakin tinggi resiko salah kirim dan semakin kompleks permasalahan yang terjadi. Pertanyaannya, sudahkah proses itu tercover dalam SOP yang ada. Pengiriman barang melibatkan SOP Penjualan, SOP pengiriman, SOP pergudangan. Ketika barang dimuat harus ada mengawasi langsung, harus ada yang mengecek, harus ada yang menyetujui. Pastikan setiap proses itu ada dan evaluasi tiap bulan.

  1. Sering terjadi selisih stock

Untuk tahu stock perusahaan selisih atau tidak, perlu dilakukan stock opname secara menyeluruh. Stock opname bisa dilakukan seminggu sekali, sebulan atau enam bulan sekali tergantung kebutuhan perusahaan. Nah, ketika stock sering ditemukan selisih stock, maka hati-hati dengan SOP di gudang anda, jangan-jangan sudah tidak mengakomodir pekerjaan di gudang. SOP penerimaan barang, produksi, dan pengiriman melibatkan gudang. Jikalau terdapat selisih pasti ada yang tidak beres SOP tersebut baik kurang tepatnya ketika penerimaan barang, ceroboh dalam produksi dan kurang hait-hati ketika kirim barang. Segera lakukan SOP digudang untuk mencegah selisih lebih lanjut.

Sejatinya Sistem Operasional Prosedur (SOP) harus dievaluasi secara berkala, karena semakin berkembangnya perusahaan semakin kompleks pula permasalahan yang muncul. Perusahaan besar biasanya ada team tersendiri untuk menilai SOP sudah dijalan dengan benar atau tidak atau SOP yang ada sudah tidak dapat mengakomodir kebutuhan perusahaan. Selamat mencoba.. terima kasih

Sampai bertemu di pembahasan selanjutnya dan salam Artikel.  Apabila ada yang ingin dikonsultasikan mengenai artikel ini ataupun permasalah bisnis anda yang lain, bisa hubungi kami di 087 777 510 668 / 0821 3232 8778 / 031 734 6576.

Created By : Badrut  (D’Consulting Business Consultant)

©2020 D'Consulting Business Consultant - Total Solution for Your Business Growth

Log in with your credentials

Forgot your details?