Ahirnya bertemu kembali dengan kami KONSULTAN AKUNTANSI JAKARTA yang pada kali ini kami akan membahas artikel tentang Tugas Pokok Seorang Purchasing yang Perlu Anda Ketahui

Tugas Pokok Seorang Purchasing

Seperti yang kita ketahui kata “purchasing” sendiri adalah kata dari bahasa inggris yang sering digunakan untuk penyebutan suatu divisi di luar negeri mau di dalam negeri yang bila di artikam kedalam bahasa indonesia berarti pembelian. dalam dunia industri sendiri divisi purchasing ini bertugas sebagai pencari sumber, pemesan, dan pembelian barang atau jasa untuk kebutuhan kegiatan produksi dalam suatu perusahaan. purchasing  ini juga merupakan salah satu departmen atau divisi yang hampir semua perusahaan memerlukannya.

Purchasing  ini juga merupakan salah satu hal yang sangat penting dalam manajemen material, selain dilibatkan dalam pembelian untuk material produksi, purchasing juga bertugas dan bertanggungjawab dalam pencarian dan pembelian mesin-mesing produksi yang mencakup juga peralatan dan perlengkapan produksi beserta fasilitas-fasilitas lainnya yang mendukung kegiatan produksi.

Sasaran utama dengan adanya divisi purchasing ini sendiri adalah untuk menjaga ketersediaan dan stabilitas pasokan material yang diharapkan akan mengurangi biaya-biaya terkait sehingga biaya pembuatan barang jadi atau kebutuhan perusahaa lainnya dapat ditekan seminimal mungkin.

Adapun tugas pokok yang harus dikerjakan seorang purchasing  didalam suatu perusahaan

  1. membuat laporan pembeliuan dan pengeluaran barang (inventory, material dll)
  2. melakukan pengelolaan pengadaan barang melalui perencanaan secara sistematis da terkontrol
  3. melakukan pemilihan dan seleksi rekanan pengadaan sesuai dengan kriteria perusahaan
  4. bekerjasama dengan departmen terkait untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan
  5. memastikam ketersediaan barang atau material melalui mekanisme audit dan kontrol stok

Prosedur dalam proses purchasing

Mememahami Kebutuhan dan Menerima Permintaan dari Pihak yang membutuhkan

Langkah pertama dalam proses Purchasing adalah mengerti dan memahami kebutuhan dari pihak yang membutuhkan barang dan jasa tersebut. Pihak atau bagian yang membutuhkan tersebut akan mengajukan permintaan pemesanan atau pembelian dengan dokumen tertulis seperti Purchase Requisition Form (Formulir Permintaan Pembelian) yang telah disetujui oleh kepala bagian ataupun Manajer terkait. Formulir Permintaan Pembelian harus tertera jelas mengenai barang yang diinginkan seperti spesifikasi material, jumlah yang diinginkan, tanggal diperlukan dan pemasok yang disarankan.

Pemilihan Pemasok

Proses pemilihan Pemasok atau Supplier biasanya terdiri dari dua aspek dasar, yaitu melakukan pencarian terhadap semua pemasok potensial dan membuat daftar semua pemasok yang telah diidentifikasi. Informasi-informasi mengenai Pemasok pada umumnya bisa didapatkan dari beberapa sumber seperti direktori perdagangan, iklan, email rekomendasi diri dari pemasok itu sendiri, menghadiri pameran, partisipasi di konvensi industri ataupun saran dari asosiasi dan forum bisnis. Semakin banyak sumber yang kita identifikasikan dapat membantu kita dalam menentukan pemasok mana yang paling tepat. Hal yang perlu diperhatikan dalam memilih pemasok, harga bukanlah satu-satunya pertimbangan dalam mendapatkan Pemasok yang tepat. Karena selain harga, beberapa poin penting yang harus dipertimbangkan seperti kemampuan dalam menyediakan jumlah yang dibutuhkan, kualitas produk yang dibutuhkan, kemampuan finansial perusahaan pemasok dan lain sebagainya. Jika semua poin yang disebutkan sama, maka Hargalah yang menjadi penentu dalam pemilihan Pemasok.

Melakukan Pemesanan

Setelah menetapkan Pemasok/Supplier mana yang dipilih, maka langkah selanjutnya adalah melakukan pemesanan atau dalam industri biasanya disebut dengan “Purchase Order” atau “PO”. Purchase Order pada dasarnya adalah sebuah dokumen yang dikirimkan ke Pemasok untuk memasokan barang atau jasa yang dibutuhkan. Pada umumnya, dokumen atau surat Purchase Order (PO) terdiri dari 6 salinan, masing-masing salinan tersebut dituju kepada Pemasok, pihak pemohon (requestor), Petugas Gudang, bagian akuntansi, bagian inspeksi dan satu salinan lagi untuk bagian Purchasing sendiri sebagai arsip.

Menindaklanjuti dan memantau perkembangan Pesanan

Setelah melakukan Pemesanan dan Pemasok telah mengetahui apa yang dibutuhkan, maka prosedur Purchasing selanjutnya adalah melakukan pemantauan perkembangan pesanan tersebut atau biasanya disebut dengan “Follow-up” di Industri. Prosedur ini diperlukan agar Pemasok dapat menyediakan serta mengirimkan barang atau jasa yang dibutuhkan tersebut tepat pada waktu dan jumlah yang dijanjikan. Petugas Purchasing biasanya akan menanyakan ke Pemasok mengenai perkembangan barang dan jasa yang dibutuhkan tersebut melalui Email, telepon atau kunjungan langsung ke kantor/pabrik pemasok.

Penerimaan Barang dan Pemeriksaan

Bagian Penerimaan akan menerima barang yang dipasok oleh Pemasok dan mencocokan jumlah dengan dokumen Purchase Order. Bagian Purchasing akan diberitahukan tentang ketibaan barang tersebut dan juga hasil dari pemeriksaannya.

Pembayaran Faktur Tagihan

Setelah barang yang dipesan tersebut diterima dengan kondisi yang memuaskan dan sesuai dengan permintaan, Faktur tagihan akan diperiksa sebelum disetujui. Setelah Faktur diperiksa dan disetujui maka pembayaran pun dilakukan sesuai dengan perjanjian yang ditetapkan.

Pemeliharaan Dokumen Pembelian

Sebagian besar pembelian di perusahaan Industri merupakan pembelian yang berulang atau Repeat Order. Oleh karena itu, dokumen-dokumen penting pada pembelian sebelumnya merupakan panduan untuk pembelian selanjutnya. Dari Dokumen-dokumen tersebut, Petugas Purchasing ataupun Manajemen dapat lebih jelas mengetahui pemasok mana yang baik dan tepat untuk pemesanan atau pembelian pada masa yang akan datang.

Memelihara dan Menjaga hubungan dengan Pemasok

Hubungan antara Perusahaan yang bersangkutan dengan Pemasok harus dipelihara dan dijaga dengan baik. Hubungan ini harus dijalin dalam bentuk saling percaya dan itikad baik untuk saling membantu dan menghargai. Hubungan baik akan bermanfaat dan menguntungkan kedua pihak baik bagi pembeli maupun pemasok.

Sumber :

https://id.linkedin.com/pulse/pengertian-purchasing-dan-prosedur-dalam-proses-yolanda-guci

 

Sampai bertemu di pembahasan selanjutnya dan salam Artikel.  Apabila ada yang ingin dikonsultasikan mengenai artikel ini ataupun permasalah bisnis anda yang lain, bisa hubungi kami di 087 777 510 668 / 0821 3232 8778 / 031 734 6576.

Created By : Ivan  (D’Consulting Business Consultant)

 

©2019 D'Consulting Business Consultant - Total Solution for Your Business Growth

Log in with your credentials

Forgot your details?