, Artikel kali ini akan dibahas mengenai Pentingnya Otorisasi Dokumen
Pentingnya Otorisasi Dokumen
Pentingnya Otorisasi Dokumen
Adakah dari anda yang sudah paham betul mengapa sebuah dokumen harus ditandatangani? Mungkin kebanyakan dari anda belum sadar betapa pentingnya sebuah tanda tangan dalam suatu mata rantai sistem keuangan. Ya, inilah yang dimaksud dengan otorisasi dokumen. Sebuah dokumen yang terbit tentu harus dengan sepengetahuan dan seijin pihak-pihak terkait, baik secara langsung maupun tidak langsung. Tidak masuk akal apabila sebuah dokumen terbit tanpa ada pihak lain yang mengetahui transaksi atas dokumen tersebut. Disinilah fungsi dari sebuah otorisasi dokumen. Pada dasarnya Otorisasi dokumen adalah sebagai kontrol atas setiap transaksi yang terjadi dalam suatu perusahaan, sehingga bisa meminimalisir adanya dokumen-dokumen yang tidak valid penggunaannya.
Sebagai suatu contoh kasus, bayangkan apabila seorang kasir yang tugasnya adalah memegang kas kecil tidak diberikan kontrol atas penggunaan dana kas kecilnya. Tentu akan banyak pengeluaran-pengeluaran yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan, bahkan ekstrimnya dana kas kecil perusahaan bisa dipakai untuk kepentingan pribadinya. Maka untuk mencegah hal itu terjadi, perusahaan membuatkan form “Bukti Pengeluaran Kas” yang dibawahnya harus dilengkapi dengan tandatangan bagian Kasir, Manager Keuangan, dan Accounting. Dengan form tersebut, kasir tidak dapat mengeluarkan kas dengan sembarangan karena akan diperiksa langsung oleh Manager Keuangan dan juga Accounting. Jadi fungsi dokumen disini adalah sebagai kontrol atas transaksi pengeluaran kas dari kasir tersebut. Apabila dokumen tidak dilengkapi dengan tandatangan salah satu divisi, maka transaksi tersebut patut dipertanyakan kevalidannya. Inilah fungsi penting dari sebuah otorisasi dokumen. Tanpa otorisasi, akan banyak manipulasi atas transaksi-transaksi yang terjadi di perusahaan. Maka dari itu fungsi tandatangan bertingkat tersebut adalah supaya tiap-tiap divisi bisa mengetahui dan juga mengontrol setiap transaksi dalam perusahaan. Dengan demikian, ending dari semua itu adalah kebocoran dalam perusahaan bisa ditekan.
Contoh di atas adalah gambaran sederhana dari sebuah otorisasi dokumen. Tiap-tiap divisi dalam perusahaan perlu dibuatkan kontrol atas setiap transaksi mereka. Otorisasi dokumen adalah salah satu bentuk kontrol yang bisa dijalankan perusahaan. Semoga artikel singkat ini bisa membuka wawasan pembaca dalam membentuk sebuah sistem untuk mengontrol jalannya perusahaan. Terima kasih
Sekian artikel mengenai managemen stok ini kami bahas. Apabila ada yang ingin dikonsultasikan mengenai artikel ini ataupun permasalah bisnis anda yang lain, bisa hubungi kami di 087 777 510 668 / 0821 3232 8778 / 031 734 6576.
Created by : Lukas Setyawan (EC of D’Consulting Business Consultant)