Kali ini kami D’Consulting Business Consultant akan membahas bagaimana cara Mengatasi Kecurangan Pada Proses Pembelian.

Mengatasi Kecurangan Pada Proses Pembelian

Mengatasi Kecurangan Pada Proses Pembelian

Mengatasi Kecurangan Pada Proses Pembelian

Selama menangani lebih dari 100 klien, kami menemukan bahwa banyak sekali terjadi proses kecurangan transaksi, khususnya diproses pembelian. Idealnya proses pembelian akan dimulai dengan adanya request barang dari user/warehouse kepada bagian purchasing. setelah itu biasanya bagian purchasing akan melakukan proses pembelian kepada supplier dan apabila supplier sudah mendapatkan informasi order dari purchasing, maka supplier akan mengirim barang keperusahaan. Tim perusahaan akan menerima barang dan mencatat penerimaan tersebut serta menyimpannya. Invoice akan diberikan kepada bagian finance dan selanjutnya akan dilakukan pembayaran.

Lalu bagaimana cara Mengatasi Kecurangan Pada Proses Pembelian ? Baiklah, kami D’Consulting Business Consultant akan coba mengupasnya satu persatu.

  • Hal utama yang harus diperhatikan pada saat transaksi pembelian adalah, untuk departemen purchasing, logistik dan Finance haruslah orang yang berbeda. Departemen yang melakukan pembelian, hendaknya tidak boleh menerima barang ataupun melakukan pembayaran kepada supplier. Itupun berlaku pula sebaliknya untuk departemen warehouse ataupun finance. Karena apabila mereka yang membeli dan mereka pula yang menerima atau malahan mereka pula yang membayar, tindak kecurangan tentunya akan mudah sekali dilakukan oleh departemen-departemen tersebut.
  • Pastikan bahwa ketika melakukan proses order kepada supplier, dokumen untuk melakukan order harus ada dan ditandatangani oleh departemen-departemen yang terkait. Jangan perbolehkan supplier untuk melakukan pengiriman apabila tidak menerima PO yang telah diotorisasi oleh departemen-departemen yang terkait.
  • Pada saat menerima supplier baru pastikan bahwa ada form untuk mencatat data dari supplier tersebut, termasuk didalamnya adalah nama jelas, alamat, no telp, PIC, NPWP, dan yang paling penting adalah nomor rekening bank dan nama pemilik rekening untuk pembayaran. Apabila ada perubahan nomor rekening pastikan ada form untuk update data rekening bank tersebut. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi kecurangan dari pihak finance dalam hal pentransferan pembayaran kenomor rekening yang tidak jelas dan akibatnya bisa merugikan perusahaan.
  • Pastikan kepada supplier anda, bahwa perusahaan anda akan melakukan pembayaran tepat waktu sesuai dengan termin pembayaran yang ada. Apabila ternyata dalam pelaksanaan ternyata pembayaran belum dilakukan, supplier dipersilakan untuk melakukan penagihan kepada pihak perusahaan. Hal ini memang sedikit kontras dengan keinginan dari setiap perusahaan untuk mempertahankan cash flow yang berasal dari flow pembayaran hutang, namun apabila hal ini diterapkan, tentunya kita akan mendapatkan kontrol juga dari pihak eksternal dan akhirnya proses pembelian akan menjadi lebih terkendali.
  • Gunakan jasa konsultan untuk melakukan audit dari pihak eksternal perusahaan untuk memastikan bahwa transaksi pembelian yang ada didalam perusahaan sudah berjalan dengan semestinya. Fungsi konsultan ini juga sebagai kontroler dari pihak eksternal yang mana tidak akan ada kepentingan didalam perusahaan. Tentunya dalam memilih konsultan pastikan bahwa konsultan tersebut juga memiliki track record yang baik, serta jujur dan profesional.

Sekian artikel ini, semoga bisa membawa manfaat bagi bapak/ibu pembaca. Apabila ada yang kurang jelas dari artikel yang kami sampaikan, silakan langsung hubungi 031 734 6576 / 087 777 510 668 / 0821 3232 8778 / 081 2323 9638.

 

©2018 D'Consulting Business Consultant - Total Solution for Your Business Growth

Log in with your credentials

Forgot your details?