Kali ini Konsultan Accurate Kupang ingin membahas perihal teknik pembuatan SOP pembelian yang baik untuk perusahaan.

Konsultan Accurate Kupang

Konsultan Accurate Kupang

Banyak sekali perusahaan yang ada di Indonesia melakukan proses pembelian dengan cara hanya dengan menghubungi customer via telpon ataupun via chat (wa, bbm,dsb), namun enggan sekali mereka mencatatnya dalam sebuah buku atau sebuah file tentang apa saja yang mereka pesan. Boleh dikatakan mereka hanya berdasarkan ingatan dan tentunya dengan proses seperti itu pastinya ketika barang datang tentunya bagian yang memesan tersebut harus mengecek sendiri barang yang datang, apakah sama dengan barang yang dipesan atau malah berbeda. Apalagi biasanya yang melakukan pemesanan barang ini adalah pemilik atau owner sendiri.

Menurut kami Konsultan Accurate Kupang, pada proses pembelian barang sebaiknya diberikan tanggung jawab kepada divisi khusus, yang mana tugasnya hanya melakukan proses pembelian dan tentunya mengontrol pembelian tersebut dan divisi tersebut biasanya bernama divisi purchasing. Pada proses pembelian yang harus dilakukan oleh divisi purchasing adalah mencari barang dulu yang terbaik kualitasnya dan termurah harganya. Jadi sebelum benar-benar melakukan order kepada supplier, pastikan bahwa purchasing sudah mengecek harga dan kualitas yang terbaik dari beberapa supplier. Tentunya dengan cara ini, maka purchasing harus mendapatkan quotation dari beberapa supplier yang lain.

Setelah mendapatkan quotation yang pas, maka bagian purchasing memilih quotation yang terbaik dengan kualitas yang terbaik, harga yang termurah dan termin pembayaran yang terlama. Setelah memutuskan, maka bagian purchasing harus membuat dokumen purchase order (PO) yang mana harus ditandatangani oleh purchasing, kepala purchasing dan tentunya pimpinan, namun approval ini juga baiknya ada tingkatan tertentu. Setelah itu PO harus dibuat minimal 3 copy, yang mana satunya diberikan kepada supplier, 1 diberikan kepada bagian gudang dan 1 nya diarsip oleh bagian purchasing.

PO tersebut baiknya dibuatkan 2 odner, yang mana satunya berisikan PO yang masih outstanding dan satunya lagi adalah PO yang sudah lunas, dan tentunya harus diurutkan per nomor dan per tanggal PO. Apabila barang datang, maka yang melakukan pengecekan barang bukan lagi divisi purchasing, melainkan divisi gudang. So purchasing hanya mendapatkan laporan saja dari gudang, barang apa saja yang sudah datang dan bagian purchasing nantinya tinggal mengupdate status PO yang masih outstanding (tapi hal ini bisa berbeda pelaksanaannya tiap tempat). Setelah itu tentunya apabila masih ada PO yang masih outstanding, bagian purchasing harus melakukan follow up kepada supplier terhadap PO outstanding tersebut.

Tentunya dengan cara inilah perusahaan dapat berjalan dengan lebih maksimal, namun tentunya masih banyak lagi proses yang harus dibuat secara standard, agar tidak terjadi penyelewengan. Nantikan artikel kami berikut, dan apabila ada yang ingin ditanyakan terkait pembuatan SOP, review business process, audit SOP dan sebagainya silakan hubungi kami di 087 777 510 668 / 0821 3232 8778 / 031 734 6576.