Pada kesempatan kali ini KONSULTAN AKUNTANSI JAKARTA akan membahas artikle tentang 4 Tips Untuk Mengelola Kas Kecil

 

4 Tips Mengelola Kas Kecil

Istilah kas kecil atau Petty Cash merupakan akun yang khusus dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil dan rutin didalam kegiatan operasional perusahaan.

Karakteristik kas kecil, secara umum meliputi:

  1. Kas kecil memiliki saldo yang tidak terlalu besar, dan biasanya dibatasi dengan jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh pihak Direksi. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.
  2. Kas kecil ini dibentuk dan digunakan untuk mendanai transaksi yang sifatnya rutin, dan tidak terlalu membutuhkan biaya besar.
  3. Kas kecil biasanya disimpan di tempat khusus seperti kotak kecil (petty cash box) atau bisa juga di dalam amplop, namun juga ada beberapa perusahaan yang menyimpannya didalam brankas.
  4. Ditangani atau dipegang oleh kasir kas kecil.

Menurut kami Konsultan Akuntansi Jakarta Dalam suatu perusahaan, kas kecil memiliki peranan penting dalam kegiatan operasional  yang biasanya dilakukan oleh perusahaan. Biasanya kas kecil digunakan dalam transaksi kecil yang terjadi setiap hari mulai sejak awal jam operasional perusahaan di pagi hari sampai akhir jam operasional di sore atau malam hari. Hal ini mengharuskan perusahaan untuk melakukan pengelolaan kas kecil secara baik dan efisien, karena jika tidak adanya pengelolaan setiap harinya maka dapat mengganggu kelancaran kegiatan operasional perusahaan. Contohnya apabila perusahaan kehabisan kas kecil, sedangkan kebutuhannya dalam pembelian ATK (Alat Tulis Kantor) atau materai harus dipenuhi dengan cepat, maka tidak mungkin kasir membeli barang tersebut dengan cheque atau debit card.

Oleh karena itu ada beberapa tips dalam mengelola kas kecil, yaitu :

  1. Menetapkan batasan saldo kas kecil

Saat awal pembentukan akun kas kecil, pihak Direksi harus menetapkan saldo atas kas kecil yang disesuaikan dengan kebutuhan kegiatan operasional perusahaan dalam suatu jangka waktu tertentu. Sebelum menentukan hal tersebut, terdapat dua metode pencatatn kas kecil yang bisa dipilih, yaitu metode imprest dan fluktuatif. Dalam metode imprest, saldo kas kecil selalu tetap sebesar jumlah saldo yang telah ditentukan. Biasanya pada akhir periode kasir kas kecil akan minta pengisian kembali kas kecilnya sebesar jumlah yang sudah dikeluarkan. Sehingga pengeluaran kas kecil baru dicatat pada saat pengisian kembali. Sedangkan pada metode fluktuatif saldo kas kecil tidak tetap tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengeluaran-pengeluaran kas kecil.

  1. Menentukan Orang yang Bertanggung jawab mengelola Kas Kecil

Setelah menetapkan batas saldo, maka langkah selanjutnya adalah harus ada staf yang bertanggung jawab untuk mengelola kas kecil atau biasanya disebut kasir kas kecil. karena kas kecil digunakan dalam transaksi-transaksi kecil dan sifatnya rutin, maka adanya staf ini sangat penting untuk membantu fungsi controler. Tetapi tidak semua staf bisa dijadikan kasir kas kecil, karena terdapat beberapa kriteria yang perlu dipertimbangkan dalam memilih seorang kasir kas kecil, yaitu: menguasai dasar-dasar akuntansi, mampu menangani proses pembelian dalam jumlah kecil, konsisten, jujur dan menguasai program-program sederhana komputer, misalnya microsoft excel. Pihak Direksi juga sebaiknya memberikan pelatihan tentang penanganan kas kecil sebelum kasir memulai tugasnya. Diawali dari memberi petunjuk tentang tata cara pengisian kembali kas kecil sampai dengan cara-cara rekonsiliasi kas kecil dan prosedur pembelian.

  1. Pengisian Kembali Kas Kecil

Setelah batas saldo dan metode pencatatan kas kecil telah ditentukan, maka Financial Controller hendaknya memberikan perintah pengisian kepada kasir umum (General Cashier) dengan menarik kas dari bank. Uang diserahkan kepada kasir kas kecil lalu dihitung secara fisik dan harus ada serah terima resmi dimana kasir kas kecil menandatangani tanda terima atas dana yang diserahkan sekaligus sebagai tanda serah terima tanggung jawab atas dana tersebut. Apabila suatu saat saldo kas kecil tinggal sedikit maka kasir kas kecil harus mengajukan permohonan pengisian kembali kepada Financial Controller sesuai dengan metode pencatatan yang digunakan. Misalnya PT. ABC menggunakan metode imprest dimana saldo kas kecil tiap bulannya Rp. 8 juta, maka kasir kas kecil akan menerima jumlah yang sama tiap bulannya. Sedangkan PT. CDE menggunakan metode fluktuatif dimana waktu pengisian kembali kas kecilnya tidak tentu. Sehingga pada minggu pertama saldo kas kecilnya Rp. 2 juta ternyata pada minggu kedua tinggal sedikit maka dilakukan pengisian kembali. Jika pada minggu ketiga saldo kas kecil masih ada, maka tidak perlu diadakan pengisian kembali.

  1. Penggunaan Kas Kecil

Kasir kas kecil hanya boleh mengeluarkan (melakukan pembayaran) kas kecil untuk permohonan pembayaran atau pembelian yang telah mendapat persetujuan dari Financial Controller. Untuk setiap pengeluaran, kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran kas kecil yang ditandatangani oleh penerima dana (pembayaran). Setelah itu transaksi dicatat di dalam buku kas kecil dan bukti pengeluaran tersebut harus diarsipkan dengan baik.

Setelah dilakukan pengelolaan, kasir kas kecil harus selalu melakukan penghitungan terhadap fisik kas kecil setiap selesai melakukan pengeluaran kas kecil atau biasa dikenal dengan istilah cash opname. Setelah dihitung, fisik kas kecil dicocokkan dengan pencatatan pengeluaran kas kecil yang telah dibuat oleh kasir kas kecil atau lebih dikenal dengan rekonsiliasi kas kecil. Hal ini akan dapat mengurangi beban pekerjaan pada saat melakukan rekonsiliasi di penutupan kas kecil setiap harinya.

Sampai bertemu di pembahasan selanjutnya dan salam Artikel.  Apabila ada yang ingin dikonsultasikan mengenai artikel ini ataupun permasalah bisnis anda yang lain, bisa hubungi kami di 087 777 510 668 / 0821 3232 8778 / 031 734 6576.

Created By : Imran  (D’Consulting Business Consultant)

 

©2019 D'Consulting Business Consultant - Total Solution for Your Business Growth

Log in with your credentials

Forgot your details?