Pada artikel ini, stock opname adalah topik yang akan dibahas

Stock Opname

Stock Opname

Dalam dunia bisnis, salah satu aspek yang cukup banyak menimbulkan masalah adalah terkait stock atau persediaan. Banyak perusahaan yang kesulitan mengontrol stocknya, sudah berkali-kali dilakukan stock opname tetapi masih saja timbul selisih atas stocknya. Disini saya akan coba jelaskan petunjuk teknis terkait pelaksanaan perhitungan stock (stock opname). Konsep stock opname ini penting untuk dipahami, bukan hanya bagi mereka orang gudang atau logistik yang terlibat secara teknis, tapi juga penting bagi mereka di level senior terutama bagi divisi accounting untuk memastikan bahwa stock di lapangan sudah sesuai dengan sistem.

Mengapa perlu dilakukan stock opname? Mungkin bagi perusahaan anda yang menggunakan konsep persediaan perpetual, anda berpikir setiap mutasi stock sudah tercatat dalam setiap transaksinya. Tetapi ada beberapa kejadian yang tidak bisa terekam dalam metode perpetual ini, antara lain adalah stock kadaluwarsa, stock tercuri, maupun stock rusak. Hal-hal tersebut tentunya hanya bisa diketahui pada saat dilakukannya stock opname. Maka dari itu, penting untuk melakukan stock opname secara rutin baik itu bulanan, triwulan, semesteran, maupun tahunan.

Untuk menjalankan proses stock opname ini, anda membutuhkan sebuah team karena anda pasti tidak mungkin menjalankannya seorang diri. Komposisi team yang diperlukan antara lain:

1. Team Penghitung

Team penghitung ini minimal terdiri dari 2 orang per team. 2 orang ini harus di isi oleh satu orang gudang dan satu orang accounting. Tujuannya adalah supaya orang gudang menghitung stocknya dan orang accounting memastikan bahwa stock sudah sesuai antara fisik dengan hitungan orang gudang. Tugas team penghitung ini lebih ke perhitungan fisik dan menempelkan stiker pada stock yang telah di hitung. Stock yang sudah di hitung perlu di beri tag stiker agar tidak terjadi dobel perhitungan.

2. Team input

Pertama, team input ini bertugas menerima data opname dan memasukkannya ke dalam excel. Kemudian data excel tersebut diolah sehingga muncul nilai total stock per kode barang versi stock opname. Selanjutnya hasil stock opname ini di bandingkan dengan stock versi program, apabila terdapat selisih maka perlu menginfokan kepada team penghitung untuk dilakukan perhitungan ulang atas barang selisih tersebut.

Kemudian bagaimana prosedur teknis dalam stock opname? Disini saya biasanya mempersiapkan proses stock opname minimal satu minggu sebelum dilaksanakannya stock opname. Adapun prosedur yang dijalankan antara lain :

1. Tahap awal

Pada tahap ini biasanya dilakukan jauh jauh hari, biasanya saya lakukan satu minggu sebelum dilaksanakannya proses stock opname. Pada tahap awal ini, komunikasi lebih banyak dilakukan dengan orang gudang. Yang perlu dilakukan pada tahap ini antara lain:

• Menginstruksikan bagian gudang untuk menyiapkan tag/stiker yang digunakan untuk memberi tanda stock yang telah dihitung nantinya pada saat stock opname
• Menginstruksikan orang gudang untuk merapikan penataan stock Stock sebaiknya di tata sesuai dengan kode dan jenis barang, sehingga pada saat stock opname tidak terjadi kerancuan karena masalah lokasi barang yang tidak beraturan
• Menginstruksikan bagian gudang untuk melengkapi stock gudang dengan barcode ataupun kode barang yang sesuai dengan program. Jadi setiap barang yang ada di gudang harus dilengkapi dengan kode barang, ini untuk memudahkan team penghitung pada saat dilakukannya proses stock opname.
• Yang terakhir, menginstruksikan bagian gudang untuk menyiapkan stiker dengan tulisan “TIDAK DIHITUNG”. Stiker ini nantinya digunakan untuk barang-barang yang tidak perlu dihitung pada saat dilakukannya stock opname. Barang-barang yang tidak perlu dihitung ini antara lain:
  • Barang/stock yang masuk selama proses stock opname, atau yang masuk setelah tanggal cut off stock opname. Sebagai contoh stock opname dilakukan pada tanggal 8 Maret 2016, artinya stock sudah harus dikunci per tgl 7 Maret 2016. Dengan demikian, stock yang masuk pada tanggal 8 s/d berakhirnya proses stock opname tidak perlu dihitung.
  • Barang yang bersifat titipan dari pihak lain atau yang sering disebut konsinyasi. Barang ini tidak perlu dihitung karena tidak boleh diakui sebagai stock
  • Barang rusak yang sudah tidak bisa di retur dan yang nilainya disepakati untuk dihapus. Barang seperti ini sebaiknya juga disendirikan penyimpanannya di dalam gudang.

2. Tahap persiapan

Pada tahap ini artinya hari pelaksanaan stock opname sudah mendekati hari H. Tahap persiapan ini biasanya saya lakukan pada H-1. Hal yang perlu dilakukan pada tahap ini antara lain:

• Memanggil semua team opname untuk dilakukan briefing terkait pelaksanaan stock opname. Disini perlu dijelaskan mengenai tugas masing-masing user yang akan terlibat dalam proses stock opname.
• Menginstruksikan bagian gudang untuk melengkapi inputan terkait mutasi barang sampai dengan jam tutup operasional pada H-1. Artinya apabila jam operasional sampai dengan jam 17.00 WIB dan stock opname dilakukan pada tanggal 8 Maret 2016, maka penginputan transaksi terkait stock harus dilengkapi sampai dengan tanggal 7 Maret 2016 pukul 17.00 WIB. Ini perlu dilakukan agar kita bisa mengunci stock per tgl 7 Maret 2016, karena konsep stock opname yang dilakukan pada tanggal 8 Maret adalah untuk menghitung stock per tanggal 7 Maret.
• Menginstruksikan bagian gudang untuk menghentikan mutasi barang terhitung sejak tutupnya jam operasional pada tanggal 7 Maret 2016 sampai dengan selesainya proses stock opname. Jadi sebaiknya untuk pengiriman maupun penerimaan barang di re schedule agar tidak bertepatan dengan tanggal dilakukannya stock opname.
• Apabila ada barang yang dengan terpaksa masuk setelah jam operasional pada tanggal 7 Maret berakhir, maka bagian gudang harus menyendirikan penyimpanan barang tersebut untuk sementara dan memberi stiker “JANGAN DIHITUNG” atas barang tersebut.

3. Tahap stock opname

Pada tahap ini adalah hari H dilakukannya stock opname. Adapun langkah-langkah yang dilakukan pada saat stock opname adalah sebagai berikut:

• Pastikan kembali bahwa semua transaksi terkait stock sudah terinput semua ke program
• Setelah dipastikan bahwa semua stock sudah terinput ke program, maka print semua stock dari program sebagai pedoman stock Hasil print ini kemudian dibagikan kepada bagian accounting di masing-masing team stock opname. Usahakan yang menerima hasil print ini bukan orang gudang, karena orang gudang tidak boleh tahu stock versi program pada saat melakukan penghitungan.
• Proses stock opname mulai berjalan, setiap stock yang sudah dihitung diberi tag/stiker agar tidak terjadi dobel penghitungan.
• Setiap lembar stock yang telah penuh diisi dengan hasil opname diserahkan ke bagian team input untuk mulai disalin ke excel terlebih dahulu. Format excel yang digunakan ini harus bisa menunjukkan perbandingan stock versi program dengan hasil stock opname, sehingga bisa diketahui stock mana saja yang terjadi selisih.
• Kemudian setelah proses stock opname selesai, maka yang perlu dilakukan selanjutnya adalah melakukan pengecekan ulang atas stock yang selisih. Apakah terjadi salah hitung atau memang terjadi selisih atas stock
• Setelah semua proses selesai, maka hasil stock opname tersebut diserahkan ke bagian accounting untuk dilakukan adjustment stock atau penyesuaian persediaan ke program.

Sampai pada tahap tersebut, prosedur stock opname bisa dikatakan telah selesai. Semoga artikel diatas bisa membantu perusahaan bapak/ibu yang masih kesulitan dalam mengimplementasikan proses stock opname. Apabila ada yang kurang jelas dari artikel atau ada yang ingin dikonsultasikan, silahkan menghubungi di 031 – 734 6576 / 087 777 510 668 / 0821 3100 8700

Created by : Lukas Setyawan (EC of D’Consulting Business Consultant)