, Pentingnya Sistem Keuangan akan menjadi topik yang akan dibahas kali ini
Pentingnya Sistem Keuangan
Pentingnya Sistem Keuangan
Tidak banyak perusahaan yang sudah dilengkapi dengan sistem keuangan yang baik, hampir semua perusahaan yang tergolong besar lah yang sudah memiliki sistem keuangan yang baik dengan pembagian fungsi tugas yang jelas. Perusahaan ini biasanya sudah memiliki aset yang besar dan omset sudah mencapai puluhan miliah per tahun. Namun, untuk perusahaan yang tergolong menengah ke bawah belum sadar akan pentingnya sistem keuangan yang baik. Semua laporan atau pun sistem berpusat pada si pemilik usaha (Owner). Ketika si pemilik usaha ingin bepergian atau keluar kota, maka si pemilik usaha ini tidak mudah pergi begitu saja, mereka akan sangat khawatir dengan usaha yang mereka tinggal apakah akan baik-baik saja, atau jangan-jangan para staf akan memiliki kesempatan untuk melakukan kecurangan selagi si pemilik usaha tidak ada. Itu lah pikiran yang mungkin terbayang-bayang oleh si pemilik usaha ketika mereka harus terpaksa meninggalkan usahanya untuk keperluan pribadi atau bisnis.
Hal penting yang harus dilakukan oleh si pemilik usaha adalah memandirikan usaha yang dia punya. Bagaimana cara memandirikan perusahaan ? solusinya hanya satu, membangun sistem. Dalam membangun sistem ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Pertama yang dibangun adalah sistem operasional perusahaan (SOP). Perusahaan harus membuat alur sistem yang jelas yang akan menjadi pedoman pelaksanaan nantinya. SOP ini harus memuat semua proses atau transaksi yang terjadi dalam perusahaan. Setiap transaksi harus dijabarkan dengan lebih terinci tentang alur proses transaksi sebagai contoh seperti proses penjualan. Setiap penjualan pasti diawali dengan datangnya pelanggan yang membeli barang. Pelanggan akan membayar secara kas atau mengutang terlebih dahulu. Nah, setelah pelanggan membayar, transaksi tersebut akan dicatat di buku penjualan beserta bukti-bukti akan diarsip secara rapi oleh staff yang bersangkutan. Setelah bukti-bukti diarsip, staf menyerahkan kas tersebut ke finance untuk dicatat sebagai bukti masuk. Setelah kas masuk, finance dapat memutar kas tersebut untuk keperluan operasional perusahaan. Kas tersebut dapat digunakan untuk pembayaran gaji, biaya operasional atau pun disetor ke bank sebagai penambahan kas. Pengeluaran tersebut juga harus ada bukti tertulis atau pun tercetak beserta penanggungjawab atas pengeluaran kas tersebut.
Yang kedua adalah struktur organisasi. Struktur organisasi adalah penentuan bagaimana pekerjaan dibagi dan dikelompokkan secara formal. Struktur organisasi ini setiap karyawan atau pun staff memiliki tugas pokoknya masing-masing dan bertanggungjawab terhadap setiap tugas yang sudah dipercayakan. Misalnya saja terdapat masalah terkait dengan bagian produksi. Staff harus memberitahukan masalah tersebut ke manajer yang bersangkutan misalnya manajer produksi selaku penanggung jawab produksi. Staff tersebut tidak boleh langsung menginformasikan langsung ke atasan. Setelah itu, baru manajer produksi mengkoordinasikan dengan departemen lain atau jika tidak dapat menemukan solusi, baru berkoordinasi dengan pimpinan yang lebih tinggi atau ke pemilik usaha langsung jika dia yang memiliki jabatan paling tinggi. Ketiga adalah keberadaan sumber daya manusia mumpuni. Sumber daya manusia disini memang sangat diperlukan untuk mengimplementasikan sistem tersebut. Perusahaan memang harus berkorban mengeluarkan biaya untuk mempekerjakan sumber daya manusia agar sistem berjalan dengan harapan. Sumber daya manusia ini akan mengisi pos-pos penting yang sudah dibuat diawal dalam SOP maupun dalam struktur organisasi. Terakhir adalah paradigma tentang jangan pernah puas terhadap sistem yang sudah berjalan. Sebagus apapun sistem yang dibuat, staf atau karyawan akan terus mencari celah untuk membenarkan perbuatan mereka yang merugikan perusahaan. Nah, kalau sistem sudah berjalan dengan baik, maka kapan pun si pemilik usaha akan pergi entah untuk urusan pribadi atau bisnis, tidak perlu khawatir usaha mereka tidak berjalan.
Sekian artikel ini dibahas mengenai pentingnya sistem keuangan, apabila ada yang kurang jelas dari artikel atau ada yang ingin dikonsultasikan, silahkan menghubungi di 031 – 734 6576 / 087 777 510 668 / 0821 3100 8700
Created by : Badrut Tamam (EC of D’Consulting Business Consultant)